Un software web based sfrutta sostanzialmente due fattori: la potenza di calcolo di un’architettura server e l’accessibilità distribuita attraverso interfaccia internet.

Queste applicazioni web rappresentano la soluzione ottimale per le grandi aziende o per gli enti pubblici che vogliano centralizzare la logica funzionale e l’accesso alle informazioni, evitando installazioni parallele con i loro conseguenti problemi di duplicazione e ridondanza dei dati. L’installazione si fa sul server e l’applicazione è accessibile con un click come un qualsiasi sito web.

Un portale CMS che implementi i processi core dell’azienda, o si inserisca in modo decisivo negli stessi, diventa di fatto un’applicazione web. La differenza strutturale è tanto quantitativa quanto qualitativa: in particolare entrano in gioco concetti di automazione, integrazione tra sistemi, controllo dell’operatività.

Un’applicazione web permette dunque una politica attiva di gestione, con accesso distribuito agli archivi e alle risorse aziendali.